E-maile to obecnie najpopularniejsza i najczęściej stosowana forma komunikacji pisemnej. Niezależnie od tego w jakim celu piszesz maila, czy w celu wysłania oferty, nawiązania współpracy, przesyłasz dokumenty rekrutacyjne – należy przestrzegać kilku reguł panujących w korespondencji oficjalnej. 

Kultura osobista, grzeczność i profesjonalizm są cechami bardzo pożądanymi, także w komunikacji korespondencyjnej. Dlatego dzisiaj przedstawię Ci kilka ważny reguł e-mailowej etykiety (na punkcie, której jestem z resztą przeczulona).

Znajomość zasad i poprawnego pisania e-maili na pewno przyda się każdemu i zostanie doceniona przez odbiorcę.

Zwrot grzecznościowy na początek

Pierwszy punkt i według mnie najistotniejszy!

Pisząc oficjalną wiadomość, rekomendowanym, najczęściej stosowanym i ogólnym zwrotem rozpoczynającym wiadomość jest ,,Szanowni Państwo”. Jeżeli wiesz do kogo piszesz i kto odczyta maila stosujemy zwrot ,,Szanowna Pani/Szanowny Panie” (stosujemy przecinek po tych zwrotach).

Jeżeli odbiorca wiadomości pełni jakąś ważną funkcję, należy zacząć maila np. ,,Szanowny Panie Prezesie”, ,,Szanowna Pani Doktor” itd.

Korespondując z kimś kilka razy w ciągu dnia, nie rozpoczynaj każdego maila z odpowiedzią wspomnianym nagłówkiem. Najlepiej od razu zacząć wiadomość lub stosować zwrot ,,Pani Joanno”, ,,Panie Januszu”.
Jeżeli uważasz, że zwrot ,,Szanowni Państwo” jest dla Ciebie zbyt formalny, dopuszczalną formą, niezależnie od pory dnia (nawet pisząc o 20) jest też zwrot ,,Dzień Dobry”.

Dobra, wiemy już jak zaczynać maila, ale nie wiemy jak nie zaczynać. I tu przechodzimy do mojego ’ulubionego’ zwrotu.

Nigdy nie zaczynaj wiadomości od słowa ,,Witam”!! Na tym punkcie jestem najbardziej przeczulona. Strasznie nie lubię jak ktoś w ten sposób zaczyna wiadomość (i to nie tylko mailową niestety).

Słowo witam jest nieprofesjonalne i niepoprawne w przypadku e-maili. Wyraża wyższość nadawcy nad odbiorcą (a chyba nie oto nam chodzi 😉 ).

To słowo jest poprawne, ale tylko w przypadku, gdy gospodarz wita gości, którzy faktycznie go odwiedzili, w swoim domu.

Niestety nadal sporo osób popełnia ten błąd i zaczyna wiadomości (nie tylko e-mailowe) od tego słowa, które notabene zostało wpisane na listę najohydniejszych słów w języku polskim. 

Zakończenie i podpis

Skoro wiemy jak zacząć skupmy się teraz na ładnym zakończeniu.

W tym przypadku zalecanymi zwrotami są ,,Z wyrazami szacunku”, ,,Z poważaniem”, ,,Łączę pozdrowienia”.  Są one eleganckie, profesjonalnie i dobrze odbierane.

W e-mailu formalnym starajmy się unikać zakończenia słowem ,,Pozdrawiam”. Ten zwrot stosujmy w przypadku bardziej błahej treści maila, lub wymieniając już kolejnego z kolei maila z odbiorcą, rozpoczętego zwrotem np. ,,Pani Krystyno”. 

Kończąc maile nie stosujmy też zakończeń typu moc uścisków, buziaczki, papatki i inne tego typu zwroty 😉

Kończąc formalnego maila, po zwrocie kończącym wiadomość koniecznie podpisz się pełnym imieniem oraz nazwiskiem. Jeśli to możliwe dodaj nazwę stanowiska i informacje o pełnionej funkcji.

Temat wiadomości mailowej

Dużo osób wysyła wiadomości bez tematu, co nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem. 

Tytuł maila powinien być krótki i streszczać jego treść. Dzięki temu odbiorca otrzymując wiadomość wie czego ona dotyczy i przede wszystkim łatwiej mu będzie ją później odnaleźć.

Wyobrażasz sobie szukanie konkretnej wiadomości np. sprzed miesiąca w skrzynce mailowej, w której jest pełno innych maili, ofert, reklam itp? No właśnie. Dlatego pamiętajmy o stosowaniu tytułu e-maila. To naprawdę bardzo ułatwia życie.

Po za tym wiadomości bez tytułu mogą być często odbierane jako spam lub wirus (szczególnie jak piszemy do kogoś po raz pierwszy), a często może być odbierana również jako brak szacunku do odbiorcy.

Zasady pisowni – interpunkcja i edycja

Podstawową zasadą jest unikanie zbyt długich maili. Po pierwsze czytanie z monitora nie dla każdego jest wygodne, a po drugie nie każdy ma czas (a zazwyczaj oficjalne maile wysyłamy i czytamy w pracy, mając też dużo innych obowiązków) i widząc wiadomość, wyglądającą jak esej często rezygnujemy z czytania takiej wiadomości.

Kolejną ważną rzeczą, którą nadal spora część osób bagatelizuje jest przestrzeganie zasad ortografii, gramatyki i interpunkcji. Wiadomość z błędami jest bardzo źle odbierana i źle świadczy nie tylko o nadawcy, ale także o firmie.

Pamiętaj także o interpunkcji i prawidłowym stosowaniu przecinków, nie może ich być za dużo ani za mało. Zachowaj też linijkę odstępu po zwrocie powitalnym i przed pożegnalnym.

Kolejną istotną rzeczą jest formatowanie tekstu. Zachowaj jeden rodzaj czcionki, nie stosuj wielu kolorów i rozmiarów i przede wszystkim nie pisz Z DUŻYCH LITER, jest to irytująca i bardzo źle odbierane.

Ponadto w formalnych i oficjalnych wiadomościach unikaj skrótów i emotikonek, no chyba, że piszesz z kimś kogo obrze znasz i wie o co chodzi w skrótach;)

O czym jeszcze warto pamiętać?

Na koniec kilka być może oczywistych zasad, ale równie ważnych.

Na pewno należy posiadać profesjonalnego maila. Wysyłanie maili z adresu typu kociaczek1234@buziaczek.pl nie wygląda najlepiej. Niby oczywiste a mimo to niektórzy dalej to robią.

Sprawdzaj też czy oby na pewno wprowadziłeś dobry adres odbiorcy lub nie wysyłasz do kilku osób na raz tej samej wiadomości. Pisząc tego samego maila, również do innych osób najlepiej używaj pola ,,DW” lub ,,UDW”.

Nie wysyłaj też zbyt dużych załączników, ponieważ łatwo możesz zapełnić całą pocztę obdiorcy, a nie będzie to dobrze odebrane 😉 

Na koniec pamiętaj też, aby nie zwlekać zbyt długo z odpowiedzią na e-maila. Zbyt długie zwlekanie może źle świadczyć o nadawcy i być lekceważące.

Najważniejsze zasady już znasz, teraz możesz zostać już profesjonalistą w pisaniu wiadomości e-mail i zyskać sympatię odbiorców 😉

Podsumowanie

W dobie komunikacji wirtualnej, należy pamiętać o stosowaniu reguł i zasad poprawnego pisania formalnych wiadomości, które są właściwie takie same jak przy tradycyjnym, ręcznie pisanym liście. Sporo osób nadal ich nie przestrzega i wciąż popełnia wiele błędów. Niektórzy odbiorcy może i nie zwrócą na to uwagi, ale spora część osób z pewnością zwróci uwagę na nie i nie będzie to dobrze odebrane i może tylko zaszkodzić nadawcy, a zdarzają się też takie wyjątki które nawet nie odpisują na takie maile (serio).

A najważniejsze o czym musisz pamiętać to aby nie pisać nigdzie nigdy ’witam’ 😉